I. Podstawa prawna

II. Postanowienia ogólne

• 1. Regulamin określa zasady korzystania z usługi polegajacej na przesyłaniu i udostępnianiu dokumentów (faktur, faktur korygujacych, duplikatów faktur) zwanych dalej efaktura w formie elektronicznej przez Krzysztofa Lachowicz prowadzacego działalność gospodarcza pod firma HSA Lachowicz Krzysztof z siedziba w Siemianowicach Ślaskich.
• 2. Regulamin jest udostępniony na stronie internetowej Firmy: hsapoland.com
• 3. Firma zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian w niniejszym regulaminie. O wszystkich zmianach Odbiorca zostanie poinformowany poprzez umieszczenie na stronie internetowej hsapoland.com stosownego komunikatu. Zmiany wchodza w życie z chwila udostępnienia użytkownikowi regulaminu na stronie internetowej Firmy. Korzystanie z usługi po wprowadzeniu zmian do regulaminu równoznaczne jest z wyrażeniem dla nich akceptacji i zrozumienia ich treści.
• 4. Przesyłanie i udostępnianie Odbiorcy faktury w formie elektronicznej jest równoznaczne i zastępujace przesłanie dokumentów w formie papierowej.
• 5. Firma oferuje możliwość przesyłania i udostępniania e-faktury dostarczajac ja na wskazany przez Odbiorcę adres e-mail.
• 6. Chwila przesłania i udostępnienia e-faktury Odbiorcy, jest wysłanie powiadomienia na podany adres e-mail wraz z załaczona e-faktura.
• 7. Z tytułu świadczenia usługi Firma nie pobiera od Odbiorców dodatkowych opłat.
• 8. Formatem faktury elektronicznej jest PDF.

III. Użyte w regulaminie określenia oznaczaja:

• 1. Firma – Krzysztof Lachowicz prowadzacy działalność gospodarcza pod firma HSA Lachowicz Krzysztof z siedziba w Siemianowicach Ślaskich (41-100), ul. Marii Konopnickiej 11, NIP: 222-064-92-58, REGON: 276572225.
• 2. Odbiorca – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadajaca osobowości prawnej, która jest strona zawartej z Firma umowy.
• 3. E-faktura – faktura, w tym faktura korygujaca, duplikat faktury, w formie dokumentu elektronicznego, który spełnia wymogi określone w obowiazujacych przepisach prawa.

IV. Wymagania techniczne:

• Warunkiem skorzystania przez Odbiorcę z możliwości otrzymywania faktur elektronicznych jest:
  • - posiadanie adresu e-mail,
  • - zainstalowanie oprogramowania do odczytywania dokumentów PDF

I. Warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej za pomoca poczty e-mail dla Odbiorców

• 1. Podajac w Oświadczeniach wskazanych poniżej adres poczty elektronicznej, Odbiorca oświadcza, że jest posiadaczem tego adresu. Firma nie ponosi odpowiedzialności za udostępnianie osobom trzecim adresu poczty elektronicznej, ani za działania operatorów internetowych.
• 2. Odbiorca może otrzymywać e-faktury za pomoca poczty elektronicznej na podany adres e-mail.
• 3. Odbiorca dokonuje akceptacji przesyłania e-faktur poprzez złożenie w Firmie poprawnie wypełnionego i podpisanego formularza „Oświadczenie o akceptacji faktur przesyłanych droga elektroniczna” dostępnego na stronie internetowej hsapoland.com
• 4. „Oświadczenie o akceptacji faktur przesyłanych droga elektroniczna” dotyczy wszystkich punktów sieci danego Odbiorcy, dla których Firma świadczy usługi.
• 5. Odbiorca może przekazać prawidłowo wypełnione formularze za pomoca następujacych kanałów komunikacji:
  • - elektronicznie za pośrednictwem e -mail: wypełniajac i podpisujac Oświadczenie, a następnie przesyłajac jego skan na adres: biuro@hsapoland.com,
  • - papierowo: osobiście w siedzibie Firmy,
  • - korespondencyjnie na adres siedziby Firmy.
• 6. Usługa udostępniana jest nie później niż w dniu następujacym po dniu wpłynięcia prawidłowo wypełnionego formularza akceptacji.
• 7. E-faktury będa dostarczane przez Firmę do Odbiorcy z adresu e-mail: biuro@hsapoland.com.
• 8. Za dzień dostarczenia faktury, korekty faktury oraz duplikatu faktury w formie elektronicznej przyjmuje się dzień wysłania wiadomości e-mail z załaczona e-faktura na wskazany w Oświadczeniu adres e-mail.

II. Zmiana adresu e-mail i rezygnacja z faktury elektronicznej

• 1. Odbiorca zobowiazuje się do utrzymania aktywnego adresu e-mail. W przypadku zmiany adresu, na który powinny być wysyłane powiadomienia o wystawieniu e-faktury, Odbiorca zobowiazany jest dokonać zmiany odpowiednich danych. Firma nie ponosi odpowiedzialności za skutki niepoinformowania przez Odbiorcę o zmianie adresu e-mail.
• 2. Zmiana adresu e-mail, na który przesyłane będa e-faktury, winna być dokonana przez Odbiorcę za pomoca formularza „Zmiana adresu e-mail” dostępnego na stronie hsapoland.com. Odbiorca może przekazać prawidłowo wypełnione formularze zgodnie z rozdziałem 2 pkt I.5. E-faktura będzie przesyłana na nowy adres e-mail poczawszy od kolejnego, pierwszego okresu rozliczeniowego następujacego po dniu, w którym Firma otrzymała poprawnie wypełniony i podpisany formularz „Zmiana adresu e-mail”.
• 3. Firma nie odpowiada za mylnie podany przez Odbiorcę adres poczty e-mail.
• 4. Odbiorca może dokonać rezygnacji z otrzymywania e-faktur poprzez wypełnienie i przesłanie formularza „Oświadczenie o wycofaniu akceptacji faktur przesyłanych droga elektroniczna ”. Odbiorca może przekazać prawidłowo wypełniony formularz zgodnie z rozdziałem 2 pkt I.5.
• 5. Firma zaprzestaje przesyłania e-faktur nie później niż w dniu następujacym po dniu wpływu przedmiotowego formularza.
• 6. Po wycofaniu akceptacji następne faktury będa wystawione i wysyłane w formie papierowej.
• 7. Ponowna aktywacja otrzymywania faktur w formie elektronicznej wymaga ponownego złożenia oświadczenia, o którym mowa w rozdziale 2 punkt I.3.

I. Postępowanie reklamacyjne

• 1. Przedmiotem reklamacji jest wykonanie usługi objętej niniejszym Regulaminem niezgodnie z warunkami i zasadami w nim określonymi.
• 2. Zgłoszenie przez Odbiorcę wszelkich nieprawidłowości lub reklamacji, co do wykonania usługi możliwe jest:
  • - elektronicznie na adres e-mail: biuro@hsapoland.com,
  • - papierowo: osobiście w siedzibie Firmy,
  • - korespondencyjnie na adres siedziby Firmy.
• 3. Reklamacja winna zawierać opis problemu będacego podstawa złożenia reklamacji.
• 4. Każda reklamacja rozpatrywana będzie w terminie do 14 dni od dnia jej otrzymania pod warunkiem, że sprawa nie będzie wymagała dodatkowych wyjaśnień lub zmian funkcjonujacego oprogramowania.

I. Klauzula informacyjna

• 1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Krzysztof Lachowicz prowadzacy działalność gospodarcza pod firma HSA Lachowicz Krzysztof z siedziba w Siemianowicach Ślaskich (41-100), ul. Marii Konopnickiej 11, NIP: 222-064-92-58 , REGON: 276572225.
• 2. Administrator będzie przetwarzać Państwa dane osobowe:
  • a) w celu podjęcia działań zmierzajacych do zawarcia i realizacji umowy (świadczenia usługi), odpowiedzi na pisma i wnioski;
  • b) w celu należytego wypełnienia zadań obowiazujacych przepisów prawa;
  • c) w celu realizacji działań reklamacyjnych oraz podatkowo – rachunkowych;
  • d) w celu archiwizacji dokumentacji wytworzonej w Firmie wynikajacej z obowiazujacych przepisów prawa;
  • e) w celach ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a także w celach dowodowych, w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sady, będacych realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust.1 lit. f RODO).
• 3. Państwa dane osobowe będa przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te sa przetwarzane.
• 4. Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednakże jest niezbędne do realizacji celów wskazanych w pkt 2 powyżej.
• 5. Odbiorcami Państwa danych osobowych sa lub moga zostać podmioty, którym na podstawie umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych, operatorzy pocztowi i firmy kurierskie, banki, organy administracji publicznej w tym inne jednostki samorzadu terytorialnego lub urzędy państwowe w zakresie, w jakim będzie wynikać to z przepisów prawa zobowiazujacych do udostępnienia tych danych, oraz podmioty, którym Administrator ma obowiazek przekazać dane na podstawie obowiazujacych przepisów prawa.
• 6. Informujemy, że maja Państwo prawo dostępu do przekazanych danych (na podstawie art. 15 RODO), sprostowania danych (na podstawie art. 16 RODO), żadania usunięcia danych (na podstawie i w zakresie określonym w art. 17 RODO), ograniczenia ich przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO), przeniesienia danych (na podstawie art. 20 RODO).
• 7. Informujemy, że w każdej chwili maja Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych zgodnie i na podstawie art. 21 ust. 1 RODO. Z chwila wniesienia sprzeciwu, Administrator zaprzestanie przetwarzać Państwa dane w tych celach chyba, że wykaże, że w stosunku do Państwa danych istnieja dla Administratora ważne i prawnie uzasadnione podstawy do dalszego ich przetwarzania lub Państwa dane będa niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń Administratora.
• 8. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na sposób przetwarzania Państwa danych przez Administratora.
• 9. Dane udostępnione przez Państwa nie będa podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
• 10. Firma nie planuje przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujacy Unię Europejska, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
• 11. Administrator oświadcza, iż dysponuje odpowiednimi środkami, w tym należytymi zabezpieczeniami, umożliwiajacymi przetwarzanie danych zgodnie z RODO.
• 12. Administrator oświadcza, iż dysponuje środkami adekwatnymi do ryzyk i kategorii przetwarzanych danych osobowych, w szczególności w zakresie zapobiegania przed dostępem osób nieuprawnionych do takich danych i ich zbioru, ochrony przed przetwarzaniem niezgodnym z RODO, jak również zmiana, utrata, nieuprawnionym udostępnianiem, zniszczeniem lub uszkodzeniem tych danych osobowych.
• 13. Firma zobowiazuje się zachować w poufności wszelkie informacje przekazane jej w zwiazku z realizacja E-faktur, jak również przestrzegać przepisów prawa dotyczacych ochrony ujawnionych danych osobowych.
• 14. Wszelka korespondencję w sprawach zwiazanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych prosimy kierować korespondencyjnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem "Dane osobowe" lub elektronicznie, na adres e-mail: biuro@hsapoland.com.

I. Postanowienia końcowe

• 1. Firma zastrzega sobie możliwość czasowego zawieszenia świadczenia usługi celem przeprowadzenia prac konserwacyjnych oraz możliwość zaprzestania świadczenia usługi w każdym czasie bez podania przyczyny. O powyższym zdarzeniu Odbiorca zostanie niezwłocznie poinformowany poprzez umieszczenie na stronach serwisu hsapoland.comstosownego komunikatu.
• 2. Oświadczenie Odbiorcy o akceptacji faktur w formie elektronicznej nie pozbawia Firmy prawa do wystawiania i przesyłania faktur, faktur korygujacych i duplikatów faktur w formie papierowej w przypadkach przewidzianych przez prawo, a w szczególności w sytuacji czasowego zawieszenia świadczenia usługi przesyłania i udostępniania faktur w formie elektronicznej.
• 3. Firma nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne badź ograniczenia techniczne oprogramowania lub sprzętu komputerowego, z którego korzysta użytkownik, a które uniemożliwiaja użytkownikowi korzystanie z usługi, a także z przyczyn spowodowanych okolicznościami, na które Firma nie miała wpływu, mimo zachowania należytej staranności.
• 4. Wszelkie spory wynikłe na tle korzystania z niniejszego Regulaminu będa rozpatrywane w ramach jurysdykcji sadów polskich, właściwych miejscowo dla Firmy. W przypadku osób niebędacych przedsiębiorcami, spory wynikłe na tle korzystania z niniejszego Regulaminu poddane zostana rozstrzygnięciu sadu właściwego miejscowo dla tej osoby.
• 5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie maja zastosowanie odpowiednie obowiazujace przepisy prawa, a w szczególności przepisy prawa podatkowego i Kodeksu Cywilnego.
• 6. Odbiorca wyraża zgodę na wykonanie usługi, polegajacej na wysyłaniu i odbieraniu danych za pomoca systemów teleinformatycznych, przy czym dane te sa transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. 2017. 1907 z późn. zm.).